Organizar ações de formação, gerir inscrições, garantir a conformidade documental exigida pela DGERT, acompanhar indicadores de desempenho… Se é gestor de formação, sabe bem o quão complexas e morosas estas tarefas podem ser. A Training App foi desenvolvida precisamente para resolver esses desafios — com automatismos inteligentes, integrações com Microsoft 365 e uma experiência de utilizador pensada para o dia a dia das entidades formadoras.
Neste artigo mostramos-lhe, com exemplos práticos, como pode automatizar a sua operação formativa do início ao fim.
Um calendário que organiza mais do que datas
A primeira coisa que vê ao abrir a Training App é o calendário de eventos, disponível em vista diária, semanal ou mensal. Mas este calendário é muito mais do que uma agenda — é o centro operativo da sua gestão formativa.
Cada evento criado permite:
- Definir curso, formador, sessões e horários
- Consultar a lista de participantes
- Gerar documentação obrigatória com um clique
- Enviar formulários automaticamente para os intervenientes
Tudo isto a partir de um simples popup de evento. E com os códigos de cor (🟢 confirmado, 🟡 pendente, 🔴 cancelado), a leitura torna-se imediata.
Documentação obrigatória? Feita automaticamente.
Assim que um evento é criado e os dados inseridos, a Training App gera automaticamente todos os documentos exigidos no dossier técnico-pedagógico: desde o cronograma, ao plano de sessão, documentação e equipamentos, até às grelhas de avaliação final e registo de ocorrências.
Estes documentos são:
- Gerados a partir de modelos Word
- Preenchidos automaticamente
- Convertidos em PDF
- Armazenados no Dataverse
- Disponíveis na interface para download, visualização ou envio por email
Se precisar de alterar dados (ex: datas, formador), basta um clique para regenerar todos os documentos, garantindo sempre a conformidade atualizada com os requisitos DGERT.
Envio automatizado de formulários
A gestão de formulários é outro ponto crítico na formação profissional. A Training App simplifica este processo de forma radical:
Para Formadores
Cada formador recebe, automaticamente por email:
- Ficha de identificação de formador
- Formulário de satisfação
Os links são únicos e os dados recolhidos são automaticamente ligados ao evento e ao formador correspondente.
Para Formandos
Ao confirmar um evento, é possível enviar formulários em lote para todos os participantes:
- Ficha de inscrição
- Auto diagnóstico
- Formulário de satisfação
Estes formulários são totalmente personalizáveis e integrados com a base de dados. As respostas são recolhidas via API, sem necessidade de downloads ou processos manuais.
Análises e indicadores sempre atualizados
A Training App inclui dashboards de Business Intelligence integrados com Power BI, permitindo visualizar:
- Número total de formandos e formadores ativos
- Participações por curso, evento e data
- Distribuição por qualificações e faixas etárias
- Níveis de satisfação (formadores e formandos)
- Comentários qualitativos recolhidos nos formulários
Estes relatórios estão disponíveis dentro da app, com filtros interativos, permitindo tomar decisões com base em dados reais e em tempo real.
Integração com Microsoft 365: Outlook, Teams e SharePoint
Todas as sessões da formação são automaticamente sincronizadas com o calendário do Outlook. O formador não precisa de criar eventos manuais nem de estar a par de alterações por email — tudo é feito de forma automática.
Além disso:
- Os documentos podem ser partilhados por Teams
- São armazenados no SharePoint da entidade
- O acesso é controlado por perfil de utilizador
Esta integração nativa permite que a Training App se encaixe no ambiente digital já utilizado pela maioria das organizações.
Gestão centralizada de dados e acessos
Todos os dados sobre formandos, formadores, cursos e sessões estão centralizados e podem ser acedidos com base no perfil do utilizador. A app permite:
- Gerir múltiplos eventos por curso
- Acompanhar o histórico de cada formando
- Avaliar o desempenho de cada formador
- Filtrar e exportar informação com um clique
Com apenas dois perfis (Administrador e Leitura por Curso), consegue garantir segurança e rastreabilidade, sem complexidade de permissões.
Porque é que isto importa?
O que antes exigia dezenas de horas de trabalho, folhas Excel, emails e pastas desorganizadas, pode agora ser feito numa única plataforma — moderna, simples, eficaz.
A Training App:
- Reduz o tempo de execução administrativa
- Elimina erros de preenchimento documental
- Aumenta a conformidade com a DGERT
- Melhora a experiência de formandos e formadores
- Dá ao gestor de formação um controlo total e em tempo real
Conclusão
Se sente que a gestão da formação está a ocupar-lhe demasiado tempo, ou se está a preparar a sua entidade para certificação DGERT, a Training App pode ser a solução que procura.
Automatize. Organize. Analise. Evolua.
Com a Training App, a gestão da formação profissional torna-se mais simples, rigorosa e moderna.