A gestão da formação profissional envolve um conjunto de tarefas repetitivas, exigentes e altamente suscetíveis a erro humano. Planeamento de eventos, criação de documentos, envio de formulários, registos de presenças e relatórios de avaliação ocupam horas preciosas dos gestores de formação. Foi precisamente para resolver este problema que criámos a Training App — uma solução que automatiza até 80% destas tarefas.
Neste artigo mostramos-lhe, com base em casos reais, como a Training App simplifica a gestão operativa e documental da formação, poupando tempo, garantindo conformidade legal e aumentando a produtividade das equipas.
Calendário inteligente: gestão visual de eventos e sessões
Com a Training App, o calendário é mais do que um simples agendamento — é o ponto central de toda a operação. A partir deste ecrã, o gestor pode:
- Criar ações de formação com várias sessões
- Definir horários, formadores e participantes
- Visualizar todos os eventos com cores por estado (confirmado, pendente, cancelado)
- Aceder rapidamente a documentos, formulários e indicadores
Esta abordagem reduz drasticamente o tempo gasto a cruzar calendários, folhas Excel e emails. Tudo está centralizado e acessível com poucos cliques.
Documentação DGERT feita em segundos
O cumprimento dos requisitos da certificação DGERT exige a produção de um conjunto específico de documentos: cronogramas, planos de sessão, registos de ocorrências, fichas de presença, entre outros. Manualmente, este processo é lento, propenso a falhas e pouco escalável.
Com a Training App, a geração é automática:
- Os documentos são criados a partir de modelos Word predefinidos
- São preenchidos automaticamente com os dados do evento, formador e sessões
- Convertidos em PDF e armazenados de forma organizada
- Disponíveis para consulta, envio ou regeneração em caso de alterações
O resultado? Uma redução superior a 80% no tempo dedicado à produção documental.
Formulários automáticos com recolha digital
Envio de fichas de inscrição, recolha de auto diagnósticos, avaliações de satisfação… Tradicionalmente, este processo implica imprimir, distribuir, recolher e digitalizar formulários — um ciclo lento e ineficiente.
Com a Training App, o processo é 100% automatizado:
- Formadores e formandos recebem os formulários por email
- Os links são personalizados para cada utilizador
- As respostas são recolhidas automaticamente via API
- Ficam ligadas à base de dados e visíveis na app
Além de poupar tempo, garante-se o cumprimento do RGPD e melhora-se a experiência do utilizador.
Gestão de entidades com histórico completo
A app mantém um registo completo de todos os intervenientes da formação:
- Formandos: dados pessoais, histórico de cursos, formulários preenchidos
- Formadores: eventos atribuídos, contratos gerados, indicadores de desempenho
- Cursos: catálogo estruturado com níveis e áreas temáticas
Este registo contínuo elimina duplicações, facilita auditorias e permite análises mais eficazes.
Integração com Outlook, Teams e SharePoint
Para tornar o processo ainda mais fluido, a Training App integra-se diretamente com o ecossistema Microsoft:
- Outlook: sessões sincronizadas automaticamente no calendário do formador
- Teams: partilha de eventos e documentos com as equipas
- SharePoint: armazenamento partilhado e seguro de documentação
Estas integrações evitam retrabalho e mantêm todos os envolvidos atualizados e coordenados.
Dashboards em tempo real com Power BI
Enquanto outras soluções oferecem apenas registos, a Training App oferece análise. Os dashboards Power BI integrados mostram:
- Indicadores de participação por evento, curso e formador
- Distribuição de formandos por perfil demográfico e académico
- Taxas de resposta e níveis de satisfação
- Comparações entre turmas e edições
Estes dados permitem identificar melhorias, justificar investimentos e demonstrar impacto.
Resultados concretos: menos tarefas, mais controlo
A automatização promovida pela Training App traduz-se em ganhos reais para as entidades formadoras:
- Redução de 60 a 80% do tempo dedicado a tarefas administrativas
- Minimização de erros humanos e retrabalho
- Conformidade garantida com a legislação DGERT
- Melhor experiência para formadores, formandos e técnicos
- Aumento da capacidade operacional sem crescimento de equipa
Estes ganhos não são teóricos — já estão a ser sentidos por várias organizações que adotaram a solução.
Conclusão
A gestão da formação não tem de ser burocrática, nem consumir recursos desnecessários. Com a Training App, as tarefas repetitivas são automatizadas, os processos são centralizados e os dados transformam-se em decisões informadas.
Quer poupar tempo e profissionalizar a sua operação formativa?
Automatize com a Training App.