4. Gestão de Entidades na Training App
A gestão de entidades na Training App centraliza a informação relativa a formandos, formadores e cursos. Mantém os dados sempre atualizados, acompanha o histórico formativo e assegura a conformidade documental exigida pela DGERT.
O módulo está acessível a partir do menu principal e é composto por três áreas dedicadas, com ferramentas de consulta, edição, pesquisa avançada e exportação.
4.1 Gestão de Formandos
Na secção Formandos, é possível:
- Adicionar novos formandos
- Carregar e atualizar a fotografia de perfil diretamente na ficha
- Consultar o histórico de formações frequentadas
- Visualizar documentos e estado dos formulários (inscrição, autodiagnóstico, satisfação)
- Aceder a dados de contacto e identificação
Cada ficha de formando apresenta:
- Dados pessoais (nome, email, NIF, contactos) e foto de perfil
- Registo das ações frequentadas
- Estado das respostas aos formulários enviados
- Acesso direto aos documentos gerados automaticamente
Esta organização facilita auditorias, assegura a rastreabilidade e melhora a comunicação com os participantes.
4.2 Gestão de Formadores
A secção Formadores permite:
- Registar formadores internos e externos
- Carregar e atualizar a fotografia de perfil
- Associar formadores a eventos
- Gerar automaticamente o contrato de prestação de serviços
- Enviar e recolher os formulários obrigatórios (Ficha de Identificação e Satisfação do Formador)
- Analisar desempenho e feedback recebido
A ficha do formador inclui dados profissionais (incluindo validade do CCP), foto, lista de eventos lecionados, formulários preenchidos e indicadores de desempenho.
4.3 Gestão de Cursos
A Training App permite gerir o catálogo de cursos da entidade:
- Definição de nome, tipo e nível
- Associação do curso a múltiplos eventos
- Ligação a planos de sessão, cronogramas e modelos de documentos
- Autodiagnóstico personalizado por curso: criação das perguntas à medida, com respostas de nível (Nenhum, Pouco, Muito) que são aplicadas automaticamente às ações desse curso
Esta estrutura facilita a reutilização de cursos e assegura consistência na documentação e nas análises pedagógicas.
4.4 Filtros e Pesquisa Avançada
Em todas as secções (formandos, formadores e cursos), é possível:
- Filtrar por nome, data, curso, evento ou estado
- Ordenar colunas e resultados
- Exportar os dados para Excel
Os filtros permitem localizar rapidamente qualquer registo, essencial para uma gestão eficaz e para responder a pedidos internos ou externos.
4.5 Benefícios da Gestão Centralizada
- Base de dados limpa, organizada e sempre atualizada
- Redução de tarefas administrativas repetitivas
- Conformidade com as exigências da DGERT
- Rastreabilidade completa por formando e formador
- Melhor identificação visual com fotos de perfil
- Diagnóstico inicial mais ajustado graças ao autodiagnóstico personalizado por curso
4.6 Exemplos de Utilização
Uma entidade precisa de comprovar que um formando frequentou três ações no último semestre: aceda ao histórico do formando e descarregue os documentos em segundos.
Para um formador externo, o contrato e os formulários obrigatórios são enviados automaticamente após a atribuição ao evento; a foto de perfil pode ser carregada na própria ficha, facilitando a identificação nas turmas.
4.7 Conclusão
A gestão de entidades torna o controlo de formandos, formadores e cursos mais simples, seguro e eficiente. Com fotografias de perfil e autodiagnóstico personalizado, a operação fica mais rigorosa, humana e alinhada com as necessidades pedagógicas.