3. Gestão de Eventos de Formação na Training App
A gestão de eventos de formação é o núcleo funcional da Training App. Nesta secção, o utilizador pode criar, editar, visualizar e acompanhar todas as ações de formação, com acesso centralizado à informação essencial e ferramentas que automatizam as tarefas administrativas.
O principal ponto de entrada é o calendário interativo, que permite uma visualização clara e organizada dos eventos por mês, semana ou dia. Toda a gestão é feita num só local, com integração direta com documentos, participantes e formadores.
3.1 Visualização do Calendário
O calendário apresenta todas as ações de formação agendadas, com identificação imediata do estado de cada evento por cor:
- 🟢 Confirmado
- 🟡 Pendente
- 🔴 Cancelado
O utilizador pode alternar entre as vistas Mensal, Semanal e Diária, conforme a necessidade de planeamento. Clicando num evento, abre-se um popup com detalhes como:
- Título do evento
- Número de sessões
- Número de participantes
- Local e notas
- Atalhos para editar, adicionar formandos, enviar formulários ou aceder a documentos
- Estado das respostas aos formulários (quem já respondeu e quem falta responder)
3.2 Criação de Novo Evento
Para criar um novo evento na Training App:
- Clicar em “Novo Evento” no canto superior direito do calendário
- Preencher os campos obrigatórios: nome do evento, curso, formador e local
- Adicionar as sessões (datas e horas), com suporte para até 50 sessões
- Guardar para registar o evento e torná-lo visível no calendário
A interface de criação é simples e validada em tempo real para evitar erros.
3.3 Edição e Gestão de Eventos
Ao abrir um evento já criado, o utilizador pode:
- Editar dados do evento (datas, curso, formador)
- Gerir participantes: adicionar, remover ou substituir formandos
- Gerar documentos associados às sessões
- Sincronizar as sessões com o Outlook
- Enviar formulários de inscrição, satisfação ou autodiagnóstico
- Consultar em tempo real quem respondeu aos formulários
As alterações são gravadas automaticamente no Dataverse, assegurando que toda a informação se mantém atualizada e rastreável.
3.4 Vista em Lista com Filtros
Além do calendário, a Training App disponibiliza uma vista em lista de eventos com funcionalidades avançadas de pesquisa e filtragem:
- Filtro por nome, estado, curso, data ou formador
- Ordenação por qualquer coluna
- Exportação dos resultados para Excel
Esta vista é especialmente útil para auditorias, análises internas ou consultas históricas.
3.5 Integração com Outlook
As sessões de formação são sincronizadas automaticamente com o calendário Outlook do formador ou da equipa, permitindo:
- Melhor organização do tempo
- Redução de erros de agendamento
- Acesso rápido aos dados da sessão a partir do email
Esta funcionalidade melhora significativamente a articulação entre os elementos envolvidos na formação.
3.6 Benefícios da Gestão de Eventos
O módulo de gestão de eventos da Training App oferece uma abordagem visual, integrada e automatizada. Os principais benefícios incluem:
- Centralização de toda a informação por evento
- Gestão rápida de sessões e participantes
- Visualização imediata das respostas aos formulários
- Automação de tarefas administrativas, como sincronização e envio de documentos
- Integração direta com o resto da aplicação
3.7 Conclusão
A gestão de eventos de formação na Training App foi pensada para dar autonomia, rapidez e fiabilidade aos gestores de formação. Com visualização interativa, acompanhamento em tempo real das respostas, automatismos inteligentes e integração com ferramentas Microsoft, este módulo é a base para uma operação eficiente e sem falhas.