5. Gestão Documental Automatizada na Training App
A gestão documental automatizada é um dos pilares da Training App. Este módulo permite às entidades formadoras gerar, armazenar e aceder aos documentos obrigatórios exigidos pela DGERT sem trabalho manual. Através de modelos Word personalizáveis, os documentos são preenchidos automaticamente, convertidos em PDF e guardados de forma organizada.
Com esta abordagem, é possível garantir a conformidade legal e reduzir significativamente o tempo despendido em tarefas administrativas repetitivas. Todos os documentos ficam disponíveis para consulta, regeneração e envio direto por email. Além disso, os 14 modelos oficiais de documentos foram carregados no SharePoint da entidade, assegurando um repositório centralizado e sempre acessível.
5.1 Geração Automática de Documentos
A Training App utiliza modelos Word com placeholders específicos (ex: nome do formando, datas, curso, etc.). Quando o evento ou a entidade associada é atualizada, a app gera automaticamente os documentos:
- Preenche os campos com os dados reais
- Converte os ficheiros em formato PDF
- Armazena os documentos no Dataverse
- Sincroniza com o SharePoint, garantindo acesso partilhado e seguro
Estes documentos ficam acessíveis diretamente a partir da ficha do evento, do formando ou do formador. É também possível personalizar os modelos Word para incluir logótipos, cabeçalhos ou texto institucional, mantendo os campos dinâmicos intactos.
5.2 Tipos de Documentos Gerados
Os documentos estão organizados em quatro grandes grupos:
Documentos do Evento:
- Cronograma da Ação
- Plano de Sessão
- Documentação, Equipamento e Materiais
- Registo de Ocorrências
- Referencial
Documentos da Sessão:
- Ficha de Presença
- Grelha de Observação
- Grelha de Avaliação Final
Documentos do Formando:
- Ficha de Inscrição
- Contrato de Formação
Documento do Formador:
- Ficha de Formador
⚠️ O Certificado de Formação não é gerado automaticamente, por depender de regras específicas da entidade.
5.3 Acesso e Organização
Os documentos podem ser acedidos em diferentes locais da aplicação:
- A partir do evento – documentos do evento e das sessões
- A partir do formando – ficha e contrato de formação
- A partir do formador – ficha de formador
Existe ainda um ecrã dedicado ao Dossier Técnico-Pedagógico, onde todos os documentos de todos os eventos estão reunidos com filtros por data, curso ou código de evento. Este dossier está agora sincronizado automaticamente com o SharePoint, assegurando que a entidade mantém sempre uma cópia organizada e acessível dos documentos oficiais.
5.4 Atualizações e Regeneração
Se algum dado for alterado (ex: nome do curso, data, local, formador), o utilizador pode gerar uma nova versão dos documentos automaticamente com os dados atualizados. Este processo assegura a consistência e evita versões desatualizadas em auditorias.
5.5 Envio Direto por Email
Além do acesso na aplicação, os documentos podem ser enviados por email diretamente a partir da interface, com um só clique. Esta funcionalidade agiliza a comunicação com formadores e formandos, e reduz a dependência de plataformas externas.
5.6 Benefícios da Gestão Documental Automatizada
Este módulo representa um ganho de tempo e qualidade no processo de gestão da formação:
- Redução drástica de tarefas manuais
- Conformidade imediata com os requisitos DGERT
- Menor risco de erro humano
- Documentação sempre organizada e acessível
- Integração direta com SharePoint para partilha e colaboração
- Possibilidade de personalização sem perder automatismo
5.7 Conclusão
A gestão documental automatizada na Training App resolve um dos maiores problemas das entidades formadoras: a produção e organização de documentos obrigatórios. Com os 14 modelos oficiais disponíveis no SharePoint e o Dossier Técnico-Pedagógico sincronizado, o processo é mais seguro, colaborativo e conforme a legislação.