Se ainda estás a usar formulários em papel ou folhas Excel para recolher dados de formandos e formadores, está na hora de mudar. A Training App automatiza por completo o envio, preenchimento e recolha de formulários obrigatórios — sem papel, sem emails manuais, sem erros. Tudo é feito digitalmente, com rastreabilidade, rapidez e integração direta com a base de dados.
Descobre como a Training App transforma este processo crítico numa experiência fluida, eficiente e totalmente digital.
Formulários essenciais na formação profissional
As entidades formadoras, especialmente as certificadas pela DGERT, estão obrigadas a recolher um conjunto de dados fundamentais ao longo de cada ação de formação. Isto inclui:
- Para os formandos: ficha de inscrição, auto diagnóstico e avaliação de satisfação
- Para os formadores: ficha de identificação e avaliação da formação lecionada
Tradicionalmente, estes dados eram recolhidos em papel ou através de links soltos em emails — o que gerava confusão, perdas de informação e imenso trabalho administrativo. Com a Training App, tudo isto é automatizado e centralizado.
Envio automático por email
Assim que o evento está confirmado, a app permite o envio imediato dos formulários adequados:
- Formadores recebem automaticamente dois formulários:
- Ficha de identificação – com dados pessoais, bancários e profissionais
- Avaliação do evento – para refletir sobre a experiência formativa
- Formandos recebem três formulários:
- Ficha de inscrição – para registo oficial e emissão de documentos
- Auto diagnóstico – para aferir o nível inicial de conhecimento
- Avaliação de satisfação – para recolher feedback da ação
Os emails enviados incluem uma mensagem personalizada com os links de acesso direto. Cada link é único e está associado ao evento e à pessoa certa, garantindo segurança e rastreabilidade.
Formulários responsivos e seguros
Todos os formulários são preenchidos online, em qualquer dispositivo (computador, tablet ou smartphone), com interface amigável e campos obrigatórios validados automaticamente.
Vantagens práticas:
- Evita-se a necessidade de imprimir e digitalizar
- Reduzem-se erros no preenchimento e perdas de informação
- Os dados são recolhidos diretamente para a base de dados
- O processo cumpre o RGPD e garante rastreabilidade
Recolha automática de dados
Quando um formulário é submetido, a resposta é enviada via API diretamente para o Dataverse. A app regista automaticamente:
- Data e hora da submissão
- Identificação do respondente
- Evento ao qual se refere
Os dados ficam imediatamente disponíveis para consulta no perfil do formando ou formador, e podem ser utilizados na geração de documentos e relatórios analíticos.
Análise integrada e feedback
Os resultados dos formulários não servem apenas para arquivar — são analisados automaticamente nos dashboards Power BI integrados na app. Isto permite:
- Acompanhar níveis de satisfação por ação, curso ou formador
- Cruzar dados de feedback com participação e assiduidade
- Recolher comentários qualitativos e identificar pontos de melhoria
Esta análise integrada torna a recolha de dados num instrumento estratégico para a melhoria contínua da formação.
Personalização de formulários
Apesar de a app incluir templates validados, cada entidade pode configurar os seus próprios formulários:
- Editar textos introdutórios
- Adicionar ou remover campos
- Definir se um campo é obrigatório
- Criar formulários de teste de conhecimentos ou outros à medida
Esta flexibilidade garante que cada organização pode adaptar os formulários ao seu contexto sem comprometer a estrutura automatizada da app.
Resultados práticos: mais dados, menos trabalho
Com a automação total dos formulários, os ganhos operacionais são evidentes:
- Redução de 80% no tempo de gestão de formulários
- Maior taxa de resposta (por facilidade de preenchimento)
- Centralização da informação num único sistema
- Eliminação de erros de transcrição e validação
- Disponibilidade imediata dos dados para análise e auditoria
As equipas de formação conseguem assim dedicar-se ao acompanhamento pedagógico e não à gestão de papéis.
Conclusão
Os formulários são parte essencial da formação profissional, mas não têm de ser um fardo. Com a Training App, é possível digitalizar, automatizar e integrar todo o processo — com ganhos significativos de tempo, qualidade e eficiência.
Diga adeus ao papel. Dê as boas-vindas à automação.
Formulários automáticos, recolha inteligente e análise integrada — tudo numa só plataforma.