Uma das tarefas mais repetitivas (e críticas) na gestão da formação é garantir que todas as sessões estão devidamente calendarizadas — tanto para os formadores como para a equipa de apoio. Erros ou esquecimentos podem gerar ausências, confusões logísticas e até incumprimentos contratuais.
Com a Training App, esse risco desaparece. A aplicação permite sincronizar automaticamente todas as sessões de formação com o Outlook, garantindo que os eventos aparecem no calendário dos intervenientes — sempre com os dados certos.
Crie a sessão na app e veja-a no Outlook
Ao criar um novo evento de formação na Training App, o sistema permite definir as datas, horários e número de sessões. Com um clique, estas sessões são enviadas para o calendário Outlook do formador responsável (ou da equipa de formação, conforme a configuração).
O evento inclui:
- Nome da ação de formação
- Data e hora de cada sessão
- Local (presencial ou online)
- Notas e observações importantes
Esta integração evita o trabalho duplicado de copiar manualmente datas para o Outlook e garante que todos os envolvidos têm visibilidade imediata sobre o plano de sessões.
Atualizações automáticas em caso de alterações
Se houver uma mudança na data, hora ou local de uma sessão, a Training App atualiza o calendário automaticamente. A nova informação é refletida no Outlook, sem necessidade de cancelar e recriar eventos.
Este mecanismo reduz falhas de comunicação e evita que os formadores apareçam na hora errada ou no sítio errado.
Mais organização, menos falhas de presença
Quando o calendário está sempre sincronizado, todos os intervenientes trabalham com base na mesma informação. Isto traduz-se em:
- Maior pontualidade nas sessões
- Menos chamadas e emails de confirmação
- Melhor experiência para formandos e formadores
A app funciona como uma ponte direta entre o planeamento e a execução, sem falhas nem esquecimentos.
Funciona com contas Microsoft 365
Esta funcionalidade está disponível para entidades que utilizem a Training App no seu domínio Microsoft 365 (tenant). A sincronização usa o Outlook Calendar API da Microsoft, garantindo segurança, rastreabilidade e conformidade com os requisitos de privacidade.
Para o utilizador, o processo é transparente. Ao criar ou editar sessões, basta clicar em “Sincronizar com Outlook” — e a app faz o resto.
Calendário integrado na rotina da equipa
Com esta funcionalidade, a Training App passa a fazer parte da rotina diária da equipa, integrando-se com ferramentas já utilizadas pelos formadores e coordenadores pedagógicos. Não é necessário ensinar novos hábitos: o calendário do Outlook continua a ser o ponto de referência.
Sincronização bidirecional? Para breve.
Atualmente, a sincronização é feita da Training App para o Outlook. No entanto, a equipa de desenvolvimento está a trabalhar numa futura atualização que permitirá sincronização bidirecional — ou seja, alterações feitas diretamente no Outlook poderão refletir-se na app, com controlo por parte do administrador.
Mais do que uma app — um ecossistema integrado
Sincronizar sessões com o Outlook é apenas uma das muitas formas como a Training App se integra com o ambiente Microsoft 365. Partilha de documentos no Teams, armazenamento no SharePoint e dashboards no Power BI fazem parte do mesmo ecossistema.
Simplifique o agendamento da formação com a Training App — e nunca mais perca tempo com convites manuais ou calendários desatualizados.