Gerar e manter a documentação obrigatória para a certificação DGERT é uma das tarefas mais morosas e críticas da gestão da formação. Entre cronogramas, planos de sessão, fichas de presença e contratos, são dezenas de documentos por ação formativa — e basta um erro ou um atraso para comprometer a conformidade.
Com a Training App, este processo deixa de ser um pesadelo. A app permite gerar todos os documentos DGERT com um clique, a partir de modelos Word personalizados e com preenchimento automático dos dados da formação.
Documentos organizados por tipo e por evento
Os documentos estão organizados em quatro grandes categorias:
- Documentos do Evento: cronograma, plano de sessão, registo de ocorrências, materiais utilizados
- Documentos da Sessão: fichas de presença, grelhas de observação e avaliação
- Documentos do Formando: ficha de inscrição, contrato de formação
- Documentos do Formador: ficha de formador com dados obrigatórios
Cada documento é gerado com base num modelo Word, preenchido automaticamente e convertido em PDF. Os ficheiros ficam imediatamente acessíveis na app, associados ao evento, formando ou formador correspondente.
Preenchimento automático com dados atualizados
Ao criar ou editar um evento, a Training App recolhe os dados necessários — como datas, local, curso, formadores e participantes — e aplica-os nos modelos definidos. Não há necessidade de copiar e colar, nem de editar ficheiros manualmente.
Se algum dado for alterado, basta regenerar o documento. A nova versão substitui a anterior e garante que a documentação está sempre atualizada e em conformidade.
Evite erros e versões desorganizadas
Um dos maiores problemas das entidades formadoras é a existência de múltiplas versões do mesmo documento — com datas divergentes, nomes trocados ou informações incompletas. A Training App resolve esse problema na origem.
Ao centralizar o processo de geração e armazenamento, garante-se que:
- Todos os documentos seguem o mesmo formato
- Os dados são consistentes com a informação inserida na app
- Há rastreabilidade e histórico por evento
Dossier técnico-pedagógico sempre pronto
Os documentos gerados são automaticamente agrupados no dossier técnico-pedagógico. Este pode ser consultado na app através de um ecrã dedicado, onde é possível:
- Filtrar por evento, curso ou data
- Visualizar ou descarregar PDFs
- Enviar documentos por email com um clique
Durante uma auditoria, basta aceder ao evento e exportar toda a documentação. Simples, rápido e organizado.
Personalização sem comprometer a automação
Os modelos Word utilizados podem ser personalizados pela entidade formadora. É possível alterar cabeçalhos, logótipos, textos introdutórios e formatação visual — desde que os placeholders automáticos sejam mantidos.
Desta forma, cada organização pode manter a sua identidade visual e adaptar os documentos às suas práticas, sem perder as vantagens da automação.
Mais tempo para o que importa
Ao eliminar o trabalho manual associado à preparação documental, a Training App liberta tempo para a equipa se focar no acompanhamento pedagógico, na qualidade da formação e na experiência dos formandos.
Experimente a automatização documental da Training App e mantenha a sua entidade em conformidade — sempre, sem esforço.