O que está incluído
- Modelos para evento (ex.: Cronograma, Plano de Sessão, Registo de Ocorrências, Referencial);
- Modelos para sessão (ex.: Ficha de Presença, Grelha de Observação, Grelha de Avaliação Final);
- Modelos para formando (ex.: Ficha de Inscrição, Contrato de Formação);
- Modelo para formador (ex.: Ficha de Formador).
Nota: O Certificado de Formação pode seguir regras específicas da entidade e, por isso, não é gerado automaticamente.
Como funciona na prática
- A entidade disponibiliza (ou valida) a biblioteca no SharePoint para alojar os modelos;
- A Training App usa esses modelos Word como base, preenche automaticamente os campos dinâmicos e gera PDF;
- Os documentos ficam guardados na app e sincronizados com o SharePoint, na estrutura definida (ano/curso/código de evento).
Vantagens imediatas
- Repositório único: os modelos vivem no seu SharePoint, sob o seu controlo;
- Conformidade DGERT: modelos normalizados e prontos para auditoria;
- Colaboração: partilha por permissões do Microsoft 365;
- Menos erros: campos automáticos e versões consistentes;
- Produtividade: gerar e reenviar documentos em segundos.
Estrutura sugerida no SharePoint
Documentos de Formação/
├── Modelos (14)
├── 2025/
│ ├── EVT-001-Curso-A/
│ │ ├── Evento/
│ │ ├── Sessões/
│ │ ├── Formandos/
│ │ └── Formador/
│ └── EVT-002-Curso-B/
└── 2024/ …Boas práticas
- Personalize cabeçalhos/logótipos nos modelos sem alterar os campos dinâmicos;
- Defina permissões por pasta (ex.: apenas equipa pedagógica);
- Use versões do SharePoint para histórico e controlo de alterações;
- Revise anualmente os modelos para manter a conformidade.
Conclusão
Com os 14 modelos DGERT no seu SharePoint e o dossier técnico-pedagógico sincronizado, a Training App entrega um processo documental verdadeiramente integrado: menos esforço administrativo, mais rigor e auditorias sem stress.