Modelos DGERT no SharePoint: como evitar versões divergentes

Guardar modelos no SharePoint pode facilitar o acesso da equipa, mas também pode criar várias versões do mesmo documento. A primeira decisão deve ser simples: onde reside a versão oficial e quem pode alterá-la.

Armazenamento, sincronização e controlo de versões são mecanismos diferentes. Nenhum deles garante, isoladamente, que o modelo utilizado é o correto.

Definir a fonte oficial

A organização deve escolher onde o modelo aprovado é mantido. O SharePoint pode funcionar como biblioteca documental e superfície de colaboração; a Training App utiliza modelos e dados no contexto da gestão da formação conforme a configuração existente.

O SharePoint não é um requisito para usar a plataforma. Quando faz parte da arquitetura, o seu papel deve ser explícito.

Evitar cópias concorrentes

Descarregar um modelo, alterá-lo localmente e voltar a enviá-lo com outro nome cria dúvidas sobre a versão aplicável. Defina regras para:

• nomes e identificação das versões;
• permissões de edição e leitura;
• aprovação de alterações;
• data de entrada em vigor;
• retirada da versão anterior do uso corrente.

Não presumir atualização automática

A forma e a frequência com que um modelo ou documento é atualizado dependem da integração, das permissões e da configuração. Uma mudança no SharePoint pode não se refletir imediatamente noutro sistema, e o sentido inverso também deve ser confirmado.

“Sincronizado” não deve significar “dispensa validação”.

Tratar uma alteração ao modelo

1. Registe o motivo da mudança.
2. Crie uma versão de trabalho.
3. Teste campos, tabelas e quebras de página.
4. Aprove a nova versão.
5. Defina a data e os casos a que se aplica.

Documentos já emitidos ou assinados podem exigir preservação. Regenerar não deve apagar a evidência da versão anterior.

Manter governação documental

A integração pode reduzir cópias e facilitar acesso, mas não substitui propriedade, revisão e responsabilidade. Consulte como personalizar modelos Word sem perder consistência, veja de quem são os modelos do dossier e confirme o mapa dos documentos do dossier técnico-pedagógico.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.