De quem são os modelos do seu dossier?
Os modelos do dossier: Numa demonstração, mal aparece a geração automática de documentos, a pergunta é quase sempre a mesma, e quase sempre a meio caminho entre a curiosidade e a desconfiança: “isso preenche os vossos modelos, ou os meus?”
É uma boa pergunta, e denuncia que quem a faz já passou por uma auditoria. Porque o modelo de um dossier nunca é só um modelo. Tem o logótipo no canto certo. Tem, no rodapé, o nome legal da entidade e o número de certificação que o auditor procura com o olhar antes de procurar o resto. E tem, algures no contrato de formação, aquela cláusula — chamemos-lhe a 4.ª — que o advogado da casa redigiu há três anos, que ninguém percebe inteiramente e que ninguém ousa tirar. Toda a entidade tem a sua 4.ª.
Os modelos pertencem à entidade
A resposta à pergunta é: os seus. Os modelos vivem por entidade. Cada cliente carrega os seus próprios ficheiros Word — um por tipo de documento — e é sobre esses que a geração trabalha. O motor procura primeiro o modelo da entidade e só recorre a um modelo-base se a entidade ainda não tiver carregado o seu. Na prática, a entidade nunca chega a ver o modelo-base: vê o cronograma com o seu cabeçalho, a ficha de inscrição com o seu rodapé e o contrato com a 4.ª no devido lugar.
O modelo-base não é um castigo nem um truque para empurrar a entidade para um formato alheio: é uma rede. Uma entidade que entra hoje, antes de ter carregado seja o que for, gera na mesma um dossier completo e válido a partir dos modelos-base — e vai trocando cada um pelo seu à medida que os prepara, sem nunca ficar com uma ação sem documentação enquanto isso não acontece.
O mesmo Word, preenchido automaticamente
O que muda do método manual para o modelo carregado é uma coisa só: os documentos deixam de ser preenchidos à mão. O ficheiro é o mesmo Word que a entidade já usava, com os mesmos logótipos, as mesmas margens e a mesma 4.ª. O que se acrescenta são os marcadores — pequenos campos como {NomeFormando} ou {DataSessao} — nos sítios onde antes alguém escrevia à mão, sessão após sessão, formando após formando. Tudo o resto fica intacto. A 4.ª não tem marcador nenhum para preencher; é texto da casa, e por isso reaparece igual em cada contrato gerado, sem que ninguém volte a pensar nela. Que é, convenhamos, o destino que uma boa cláusula merece.
Há ainda um efeito que só se nota quando se vê o dossier inteiro empilhado: os catorze documentos passam a parecer um conjunto. O mesmo logótipo, o mesmo rodapé, a mesma margem em todos, em vez de catorze ficheiros herdados de épocas diferentes — cada um com a sua fonte e o seu cabeçalho, a denunciar que foram montados por mãos diferentes ao longo de anos. Carrega-se o estilo uma vez por tipo de documento e ele aplica-se a todas as ações seguintes. O auditor nota a diferença, mesmo quando não saberia dizer porquê.
Atualizar sem depender do fornecedor
Atualizar um modelo é uma questão de carregar um ficheiro novo em Definições → Templates. Mudou o logótipo, a morada, o número de telefone do rodapé? Carrega a versão nova e os documentos seguintes saem com ela. Não há pedido para abrir, não há fornecedor para contactar, não há espera de três semanas por uma alteração que demoraria a si próprio dois minutos. Os marcadores continuam a funcionar desde que fiquem onde estão. E se um dia a 4.ª passar a 5.ª por ordem do advogado, basta reescrever o seu próprio Word.
Isto importa por uma razão que vai muito além da estética. Um dossier reprovado por causa de um modelo errado é a pior espécie de não conformidade que há: a formação esteve correta, foi a documentação que apareceu vestida com a roupa de outra pessoa. Quando o auditor reconhece o desenho da página — o rodapé certo, o número de certificação no sítio do costume, a 4.ª onde sempre esteve —, o dossier diz-lhe, antes de ele ler uma linha, que pertence a uma entidade que sabe o que faz e que é dona do seu próprio papel.
Há um detalhe que costuma fechar a conversa, e tem menos que ver com funcionalidades do que com propriedade. Os modelos são ficheiros seus, que pode descarregar quando quiser. Se um dia mudar de ideias sobre a ferramenta, leva-os consigo, exatamente como os carregou. Um fornecedor que ficasse dono dos modelos da entidade ficaria também com uma certa coleira ao pescoço dela; aqui, o fornecedor fica com a tarefa de os preencher, e nada mais do que isso.
Quanto à 4.ª, continua lá, intocada, no fundo da segunda página de cada contrato. Ninguém a lê. O advogado dorme descansado. E no dia em que o auditor passar os olhos por ela e seguir em frente sem uma anotação, terá sido mais um dia em que a cláusula mais inútil do dossier fez, em silêncio, a única coisa que sempre lhe foi pedida: estar exatamente onde devia estar.
Modelos do dossier: personalização sem trabalho repetido
Automatizar os modelos do dossier não significa substituir a identidade documental da entidade. Os modelos do dossier podem manter texto, imagem e estrutura enquanto recebem dados consistentes. Consulte também a criação do dossier a partir da ação e a informação oficial da DGERT.
Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.
Veja a Training App a trabalhar.
30 minutos, com os seus cursos e o seu processo como ponto de partida.