Criar uma ação de formação e ter o dossier pronto antes de fechar o separador
Criar uma ação de formação: Toda a gente que gere formação tem, neste preciso momento, um separador do browser aberto que já devia estar fechado. É de uma ação de há três semanas. Ficou aberto porque “ainda falta gerar uma coisa” — não se sabe bem qual — e desde então passou a fazer parte da paisagem, ali entre o e-mail e a folha de cálculo, um daqueles dezassete separadores que ninguém ousa fechar porque vá-se lá saber.
O problema não está no separador, mas naquilo que ele representa: uma tarefa que nunca chega a estar terminada, porque foi partida em bocados espalhados por sítios diferentes. O evento entrou no calendário num dia. Os documentos geraram-se mais tarde, no Word, quando houve uma aberta. Os formulários enviaram-se por e-mail noutra altura, um a um. Cada bocado vive num lado, e a ação só está “feita” quando todos os bocados, em todos os lados, estiverem feitos — o que, na prática, é quase nunca, porque há sempre um que escapou.
Criar a ação num único lugar
Criar a ação na aplicação acontece num sítio só. Carrega-se em Novo Evento e preenche-se o que define a ação: o nome, o curso, o formador, o local. Depois constroem-se as sessões — uma a uma, ou cinquenta de seguida se for esse o caso — com as suas datas e horas. Guarda-se. E, no instante em que se guarda, as sessões aparecem no calendário, ligam-se ao Outlook e a ação fica montada de ponta a ponta: a estrutura de que os documentos vão precisar e que os formulários vão preencher está toda criada, de uma vez.
Documentos e formulários a partir do evento
O que vem a seguir já não anda à procura de si. A partir do próprio evento, gerar os documentos do dossier é uma ação; enviar os formulários aos formandos e ao formador é outra. Não é preciso abrir o Word, nem copiar dados de um lado para o outro, nem ir ao e-mail compor mensagens uma por uma. Está tudo à frente, no mesmo ecrã onde se acabou de criar a ação, à espera de um clique cada — agora, com o assunto fresco na cabeça, e não daqui a três semanas, quando já só restar o separador a lembrá-lo.
O trabalho não desaparece, convém dizer. Continua a ser preciso decidir gerar os documentos e decidir enviar os formulários; ninguém faz isso por si, nem deve fazer. O que muda é a geografia: em vez de três tarefas, em três aplicações, em três dias, são três passos no mesmo sítio e no mesmo minuto. E uma tarefa que cabe num minuto é uma tarefa que se faz, em vez de uma que se adia.
Como fica na prática
Na prática, parece-se com isto. A Mariana recebe a confirmação de uma ação nova, abre a aplicação e cria o evento com as quatro sessões. Gera o dossier. Dispara os formulários de inscrição para os doze inscritos. Olha para o relógio e repara que o café ainda está quente. E faz aquilo que há muito não fazia logo a seguir a tratar de uma formação: fecha o separador, porque já não ficou lá nada à espera.
Fica a faltar uma coisa, e é a melhor parte. Aquele separador de há três semanas — o da paisagem, o que ninguém ousava fechar — deixa de aparecer. Não porque alguém ganhou coragem para o fechar, mas porque deixou de haver motivo para o manter aberto. A ação ficou pronta no dia em que foi criada. E os dezassete separadores voltam a ser, com algum esforço e alguma sorte, uns três ou quatro.
Criar uma ação de formação sem tarefas pendentes
Ao criar uma ação de formação, os dados devem alimentar automaticamente o dossier e os documentos seguintes. Criar uma ação de formação deixa de ser o início de uma lista manual de tarefas. Consulte também a personalização dos modelos do dossier e a informação oficial da DGERT.
Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.
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