O formador externo: do contrato à ficha de identificação, sem trocar emails

O formador externo: Há um e-mail que toda a gente que trabalha com formadores externos conhece. Começou inocente — “Bom dia, para tratarmos do contrato, pode enviar-me os seus dados?” — e foi crescendo. A meio já se chama “Re: Re: Re: Fwd: dados formador (atualizado)(2)”, tem onze mensagens, três anexos que ninguém volta a abrir e uma pergunta que continua sem resposta. Algures naquele fio está o IBAN. O problema é saber em qual das onze mensagens — e se é o IBAN certo.

O IBAN é o vilão tranquilo desta história. São vinte e cinco caracteres — PT50 e mais vinte e um dígitos — que alguém tem de transcrever de uma fotografia de um cartão tirada de través, ou de uma mensagem escrita à pressa entre duas reuniões. Erre-se um dígito e não acontece nada de imediato: o contrato fica bonito, toda a gente segue a sua vida. O dígito errado só se manifesta um mês depois, no dia do pagamento, quando a transferência volta para trás e o formador — que deu a formação, e bem — pergunta, com toda a razão, onde está o dinheiro.

Quem sabe os dados é quem os escreve

Na aplicação, o princípio é simples: quem sabe o IBAN é o formador, portanto é o formador que o escreve. Atribui-se o formador externo ao evento e a aplicação prepara o contrato de prestação de serviços. Mas, em vez de pedir a alguém da casa que ande a juntar os dados do formador, envia ao próprio formador um único link. É a ficha de identificação do formador, que abre sem login nenhum, através de uma ligação segura e temporária. O formador preenche o que só ele sabe ao certo: o NIF, a morada, o número e a validade do CCP, e o tal IBAN — que o campo, já agora, valida ali mesmo, recusando o que não tem cara de IBAN antes de o deixar passar.

Da ficha ao contrato

O que ele escreve fica na ficha dele. E é dessa ficha que saem, mais tarde, o contrato e a própria ficha do formador para o dossier, com o IBAN que ele digitou e o sistema validou, e não com uma cópia transcrita à pressa de uma fotografia. O número da CCP fica guardado no mesmo sítio, com a data de validade à vista, o que traz uma vantagem discreta: dá para reparar que caduca daqui a um mês antes de atribuir o formador à ação — e não a meio de uma auditoria, que é quando estas coisas gostam de aparecer.

Um único email

O único e-mail, desta vez, é o que a aplicação envia com o link. Não há fio, não há “Re: Re: Re:”, não há anexos esquecidos. E, para não ter de perguntar “já preencheu?” — o que reabriria precisamente o fio que se queria evitar —, vê-se o estado a partir do evento: enviado, e respondido ou ainda por responder. A pendência persegue-se com um olhar, em vez de com uma mensagem.

Passadas umas semanas, chega o dia do pagamento. A transferência sai, cai na conta certa à primeira, e não sucede rigorosamente nada digno de nota: nenhuma chamada, nenhum reenvio, nenhuma caça ao dígito perdido. O formador deu a formação, recebeu a horas e voltará de boa vontade da próxima vez. E aquele e-mail de onze mensagens, com o seu assunto cada vez mais comprido, é a única coisa que, desta vez, ficou por criar.

Formador externo: um fluxo único de dados

Gerir um formador externo num único fluxo reduz versões, anexos e pedidos repetidos. Cada formador externo mantém a informação necessária ligada à operação da formação. Consulte também o calendário como centro operativo e a informação oficial da DGERT.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.