A auditoria DGERT, hora a hora: o dia que se passa a montar o dossier
Não é a auditoria que custa o dia. É a véspera. Acompanhamos, do princípio ao fim, a tarde que desaparece a reunir o que já existia — e o que muda quando deixa de ser preciso reuni-lo.
A auditoria DGERT, quando chega, costuma ser a parte fácil. O que custa é a véspera.
Acompanhemo-la, então, hora a hora — não a auditoria, mas o dia anterior, aquele que ninguém marca na agenda e que, ainda assim, desaparece sempre.
Começa de manhã com uma intenção modesta: “vou só confirmar que está tudo em ordem”. Abre-se a pasta do primeiro evento a auditar. O cronograma está lá. As fichas de presença, quase todas — falta a da quarta sessão, que alguém digitalizou para uma pasta diferente, ou não digitalizou de todo. Vai-se procurar. Encontra-se, passados vinte minutos, anexada a um e-mail. São dez e meia e já se está a fazer arqueologia.
Ao meio-dia, o problema deixou de ser encontrar documentos e passou a ser fazê-los concordar. O contrato do formador tem uma data; o cronograma tem outra, porque a ação foi remarcada a meio e o contrato não acompanhou. A ficha de um formando aponta uma morada que o próprio corrigiu por e-mail três semanas depois, e ninguém sabe qual das duas vale. Cada uma destas pequenas divergências é meia hora a decidir qual versão é a verdadeira e a reimprimir a outra. Há seis eventos para auditar. A aritmética é desencorajadora.
A meio da tarde chega a tarefa que ninguém previu: o registo de ocorrências de duas ações simplesmente não existe. Não houve ocorrências — mas também não há o documento a dizê-lo, e um documento em falta lê-se sempre pior do que um documento vazio. Faz-se à pressa, com a data de hoje, o que é a própria definição de uma evidência fraca. Às cinco, a operação inteira do semestre está espalhada pela secretária em pilhas, e a sensação dominante não é a de estar a auditar coisa nenhuma; é a de estar a remontar, à mão, um histórico que devia ter-se montado sozinho à medida que acontecia.
É esta tarde — não a auditoria — que a literatura comercial resume como “catorze a vinte e quatro horas por ano”. O número está noutro artigo, e fica-lhe bem lá. Aqui interessa o que ele descreve: um dia inteiro, ou mais, gasto não a produzir nada de novo, mas a provar que o que já se fez foi feito. A diferença entre uma entidade tranquila na véspera de uma auditoria e uma entidade em pânico raramente está na qualidade da formação que ambas deram. Está em qual delas teve de passar a tarde a reconstruir o passado.
Quando os documentos nascem ligados ao evento que descrevem, e ficam guardados à medida que a ação decorre, esta tarde encolhe até quase desaparecer. O dossier de cada evento já está reunido, porque nunca esteve disperso. As datas concordam, porque saem todas do mesmo sítio. O registo de ocorrências vazio existe, datado do dia certo, porque foi criado com a ação e não na véspera do julgamento. A preparação para a auditoria deixa de ser um projeto e volta a ser o que devia ter sido sempre: abrir o evento e olhar.
A auditoria continua a chegar, e continua a ser exigente — assim deve ser. O que muda é a véspera. Há entidades para quem o dia anterior a uma inspeção é o pior do trimestre, e há entidades para quem é um dia como os outros. A distância entre umas e outras mede-se, precisamente, nas horas que uma passa a remontar o que a outra nunca deixou desfazer-se.
Agende hoje a sua demo e veja por si mesmo como aqui pode gerar o seu dossier num só clique.
Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.
Veja a Training App a trabalhar.
30 minutos, com os seus cursos e o seu processo como ponto de partida.