Filtros, exportação e a pergunta interna a que é preciso responder hoje
Filtros e exportação na gestão da formação: A pergunta chega numa sexta-feira, a um quarto para as cinco, e tem quase sempre a mesma forma: específica, ligeiramente estranha e para ontem. “Quantos formandos passaram pelo curso de Higiene e Segurança nos últimos doze meses, quantos concluíram e de que distritos vinham?” Pode vir da administração a preparar uma candidatura, de um cliente que quer números, ou da própria DGERT. A resposta existe — está toda nos registos, algures — e a única coisa em jogo é se se chega a ela antes de perder a tarde.
A maneira antiga
Há a maneira antiga de lá chegar, e quase toda a gente a conhece de cor. Abrem-se as pastas deste ano, depois as do ano anterior; procura-se quem fez o curso, cruza-se com quem o terminou, vai-se à ficha de cada um ver de onde era. Copia-se tudo para uma folha de cálculo que nasce naquele instante e que herda, por tradição, um nome de família numerosa: “Mapa_HS_final_v6_revisto(2).xlsx”. Quando se carrega em enviar, já são oito da noite e o ficheiro tem dois defeitos de nascença: ninguém o consegue reproduzir, e provavelmente já está errado, porque entretanto inscreveram mais um formando que ficou de fora.
Filtrar em vez de procurar
A maneira da aplicação é responder à pergunta com a própria pergunta. O curso é um filtro. Os últimos doze meses são um intervalo de datas, e há um à escolha com esse nome exato. “Concluído” é um estado pelo qual se filtra. O distrito é uma coluna que já consta da ficha de cada formando. Aplica-se isto à lista, ordena-se como der mais jeito, e a resposta aparece no ecrã — na própria lista, estreitada, e não num ficheiro montado à mão. Daí ao Excel é um botão, e o que sai traz exatamente o que está no ecrã, nem mais nem menos.
A exportação é só o último passo
O botão de exportar é a parte fácil, quase decorativa. O que torna a pergunta respondível está por baixo dele. Uma pasta cheia de PDF não se deixa filtrar: é papel digitalizado, mudo. Registos ligados entre si, esses, respondem — o formando está ligado à inscrição, que está ligada ao evento, que pertence a um curso e tem um estado e umas datas. Cada uma dessas ligações é uma pergunta que se pode fazer. A de sexta-feira parecia difícil por cruzar quatro coisas; mas as quatro coisas estão ligadas, e cruzá-las é apenas estreitar a lista quatro vezes.
E convém dizer que a pergunta de sexta-feira não foi um acaso. Volta, com pequenas variações, mais ou menos todos os meses: este mês é por curso, no próximo é por formador, no trimestre seguinte é por faixa etária ou por habilitações. Pela maneira antiga, cada uma custa uma tarde; somadas ao longo do ano, dariam para uma semana inteira, gasta a recortar e a colar o que já estava nos registos. Pela aplicação, cada uma custa o tempo de pensar em que filtros descrevem a pergunta. Uns minutos.
Quanto ao ficheiro: o que a aplicação exporta tem um nome simples e honesto, com a data lá dentro, e nasce já correto, porque é um retrato da lista no momento em que se carregou no botão. A linhagem dos “final_v6_revisto(2)” extingue-se sem cerimónia nem saudade. E a pergunta de sexta-feira, aquela que era para ontem, fica respondida ainda antes das cinco — com o pequeno efeito secundário de deixar quem a fez sem desculpa nenhuma para esperar pela resposta até segunda.
Filtros e exportação: da pergunta à resposta
Usar filtros e exportação reduz o tempo entre uma pergunta interna e uma resposta verificável. Filtros e exportação também tornam o resultado reutilizável fora do sistema. Consulte também o custo real de gerir formação em Excel e a informação oficial da DGERT.
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