O formador é o utilizador esquecido do software de formação

O software de gestão da formação foi escrito para quem gere — e o formador, que é quem está na sala, ficou historicamente do lado de fora. Recebe folhas de presença em anexo, devolve-as quando pode, envia o sumário por email quando se lembra, e conhece a plataforma da entidade apenas como o remetente das mensagens automáticas. A fatura paga-se dos dois lados: para o formador, administração fora de horas; para a coordenação, transcrição do que outros escreveram — com os erros que qualquer transcrição oferece.

A Experiência de Formador da Training App, disponível nos planos Pro e superiores, parte de uma decisão simples: o formador tem espaço próprio na mesma plataforma, pensado para o telemóvel. Ao entrar vê as suas ações com a sua carga horária, a próxima sessão com atalho direto para as presenças, o calendário das suas sessões e a fila do que está por submeter. Nada da gestão lhe aparece; nada dele exige computador.

O centro da experiência é o fecho da sessão. São 21h40, a sala esvazia, e o formador marca as presenças, escreve o sumário e regista as ocorrências — “sem ocorrências” também é uma resposta — antes de carregar em Fechar sessão; o botão só fica disponível com as três partes preenchidas. A grelha que ele preenche é a mesma que a coordenação vê: cada gravação regista a proveniência — na vista da gestão, as edições do formador aparecem com o marcador “● formador” —, e se os dois lados mexerem quase ao mesmo tempo, a aplicação avisa em vez de sobrepor. Uma sessão fechada estabiliza para ambos; reabri-la é um ato da gestão, com motivo obrigatório e notificação ao formador. O efeito prático: a informação da sala entra no sistema por quem a viu, à hora a que ainda é memória — e cada sessão fechada é um pedaço do dossier que já não está por fazer.

À volta do fecho, a comunicação com a turma ganhou casa própria. No feed, o formador publica materiais, vídeos e avisos com gostos e comentários — e o conteúdo é limpo automaticamente trinta dias após o fim da ação, porque um feed de turma tem prazo, ao contrário de um grupo de WhatsApp. Os anúncios notificam todos os inscritos; o espaço de perguntas e respostas mantém o fio visível à turma inteira, com as perguntas por responder primeiro; as mensagens privadas resolvem o resto. O grupo informal sem dono nem arquivo, que hoje serve de infraestrutura pedagógica a meio país, tem finalmente substituto com dono, registo e data de validade.

Tão deliberado como o que o formador vê é o que não vê. O desenho segue o mínimo pedagógico: na grelha de presenças, o nome; na lista de participantes, nome, entidade empregadora, profissão, fotografia e assiduidade. NIF, morada, contactos e dados bancários dos formandos ficam fora do seu alcance, porque nada disso é preciso para ensinar. E a avaliação que os formandos fazem dele chega-lhe sempre agregada e anónima — a nota média, o número de respostas, os insights reunidos na sua ficha a partir de todas as ações que lecionou — informação para melhorar a prática, sem expor quem respondeu nem se converter em tabelas de classificação.

Para a entidade, o argumento é menos sentimental do que parece. Os formadores externos são o rosto da entidade perante cada turma, e a qualidade do que registam determina a qualidade do dossier — um formador bem servido às 21h40 vale mais do que três lembretes da coordenação na semana seguinte. Havendo registo em vez de emails, o que cada sessão ensinou sobre a turma, o ritmo e os materiais fica onde a próxima edição o encontra.

E há aqui uma promessa maior do que a logística: ensinar é um ofício, e os ofícios melhoram quando quem os pratica consegue ver o próprio trabalho ao longo do tempo. Um formador com o seu histórico à mão — as turmas, o feedback agregado, o que mudou entre edições — pode fazer àquilo que ensina o que os bons artesãos fazem ao que produzem: afinar de edição para edição, com evidência em vez de impressões. O utilizador esquecido, afinal, era o que mais informação tinha para dar — e o que mais tinha a ganhar com ela.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.