O custo real de gerir formação em Excel e pastas partilhadas

O custo real de gerir formação em Excel: A folha de cálculo é, muito provavelmente, a peça de software mais bem-sucedida alguma vez aplicada à gestão da formação. Quase todas as entidades começaram por aí, muitas continuam, e com boas razões: é flexível, está paga há muito e toda a gente sabe usá-la. Vale por isso a pena fazer uma pergunta que raramente se faz — se é tão boa, porque é que custa tanto?

A resposta tem menos que ver com a folha de cálculo e mais com aquilo que lhe falta saber. Uma folha não faz a mínima ideia do que é uma ação de formação. Para ela, um formando é uma linha, uma data é uma célula, um curso é um texto que, por acaso, se repete em várias linhas. O que a folha não tem é uma noção de que aquele formando está inscrito naquele evento, que pertence àquele curso, que tem um formador, umas sessões e um dossier por trás. Essa estrutura — as ligações entre as coisas — existe no problema, mas não existe na ferramenta. E o que a ferramenta não guarda, alguém tem de guardar: de cabeça, à mão, e outra vez à mão da próxima vez.

O custo da distância

O custo real de gerir formação em folhas e pastas é, no fundo, o custo dessa distância. De um lado, um problema profundamente relacional, cheio de coisas ligadas a coisas. Do outro, uma grelha de células e uma árvore de pastas, que nada sabem de relações. A diferença entre os dois mundos é paga em horas humanas — as horas que se gastam a refazer, à mão, as ligações que o computador não está a guardar por nós.

Onde aparecem as horas

Essas horas têm sítios certos onde aparecem, e dá para as medir. Tome-se uma ação de formação típica. A produção dos documentos do dossier — preencher, formatar, converter, arquivar — leva, pelas estimativas que a calculadora de retorno usa, à volta de cinco horas e um quarto por ação. A gestão dos formulários — enviar, recolher, reconciliar respostas com pessoas — mais hora e meia. E, uma vez por ano, a organização do dossier para a auditoria consome entre catorze e vinte e quatro horas, quase todas gastas a reencontrar e a alinhar o que andava espalhado.

Some-se isto numa operação modesta, de vinte ações por ano. São seis a sete horas por ação, mais a tarefa anual da auditoria — qualquer coisa como cento e cinquenta horas por ano. Quase um mês de trabalho de uma pessoa, gasto não a formar ninguém, mas a manter a coerência de dados que uma ferramenta com um modelo do domínio manteria sozinha. Consoante o valor que a entidade atribui a essa hora, é este número que a calculadora converte em euros; contra o plano de entrada da Training App, a cento e setenta e nove euros por mês, o modelo aponta para um retorno do investimento ao fim de cerca de dezasseis meses, e positivo a partir daí.

O que o software passa a saber

Há aqui uma ideia que merece curiosidade, e que vai além da conta. O que distingue uma ferramenta feita para gerir formação de uma folha de cálculo dobrada para o mesmo fim tem pouco que ver com velocidade. A diferença está em ter, lá dentro, um modelo do que a formação é: saber, de origem, que um formando se liga a uma inscrição, que se liga a um evento, que pertence a um curso. Quando esse modelo vive no software, as ligações são mantidas pela máquina, e não pela vigilância de uma pessoa. Uma folha de cálculo também lá consegue chegar — a folha de cálculo consegue quase tudo —, mas paga-se o esforço de a dobrar todos os dias, indefinidamente. O software vertical é interessante por uma razão simples: paga essa dobra uma só vez.

Vista assim, a decisão tem uma forma diferente da habitual, e a pergunta que interessa é quem deve guardar a estrutura da operação: uma pessoa, todos os dias, ou o sistema, de uma vez. A folha de cálculo respondeu sempre “uma pessoa”. Durante muito tempo foi a resposta certa, por falta de alternativa. O que mudou foi passar a existir software que conhece o domínio o suficiente para assumir essa parte, e libertar a pessoa para aquilo que a folha nunca soube fazer: pensar no que os números querem dizer.

Custo real de gerir formação: como medir

Medir o custo real de gerir formação exige somar horas de repetição, reconciliação e preparação da auditoria. O custo real de gerir formação torna-se visível quando o tempo administrativo entra na conta. Consulte também os três cenários de retorno e a informação oficial da DGERT.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.