Três cenários de retorno: 20, 40 e 80 ações por ano

Cenários de retorno credíveis exigem pressupostos transparentes. As promessas de retorno são, normalmente, onde a credibilidade de um fornecedor vai morrer. Cita-se uma percentagem redonda e um período de recuperação minúsculo, omitem-se os pressupostos, e quem decide aprende depressa a desconfiar de qualquer número que venha de quem está a vender. Vale por isso a pena fazer o contrário: pôr os três cenários em cima da mesa tal como o modelo os calcula, incluindo a parte que não ajuda o argumento, e deixar quem lê tirar as suas conclusões. Um retorno honesto é o que sobrevive a ser olhado de perto.

Cenários de retorno em três escalas

O que se conta é sempre o mesmo; muda só a escala. Por cada ação de formação, o modelo assume cerca de cinco horas e um quarto poupadas na produção dos documentos do dossier, e mais hora e meia na gestão dos formulários. Uma vez por ano, entre catorze e vinte e quatro horas na preparação do dossier para a auditoria. Multiplica-se pelo número de ações, atribui-se um valor à hora de trabalho administrativo — o pressuposto de que tudo depende — e compara-se com o custo do plano e do arranque. Daí saem os três cenários.

As horas são uma aritmética simples — seis horas e três quartos por ação, mais a auditoria anual. O período de recuperação e o ROI são os valores que o modelo devolve, já depois de contar com o custo de arranque, a partir de 1.250 €, e não apenas com a subscrição.

Nos cenários de retorno, há um padrão neste quadro que merece reparo, e não é o que um folheto escolheria destacar. O período de recuperação quase não se mexe: ronda os quinze ou dezasseis meses, faça a entidade vinte ações por ano ou oitenta. Dito de outro modo, não é preciso ser grande para isto compensar — compensa mais ou menos ao mesmo ritmo em qualquer dos tamanhos. O que cresce com a escala é a quantidade absoluta de horas devolvidas, que mais do que triplica entre o primeiro cenário e o terceiro.

E há a parte que não favorece o argumento, prometida na abertura. A percentagem de ROI no segundo ano encolhe à medida que a operação cresce: vinte e cinco por cento no cenário pequeno, vinte e um no médio, dezassete no grande. A explicação é simples, e não é a que assusta: as entidades maiores poupam muito mais horas em termos absolutos, mas o preço do plano também sobe com a escala e captura parte desse ganho. As maiores ganham mais tempo e pagam mais pela ferramenta, e a percentagem é o saldo dos dois. Convinha dizê-lo, e fica dito.

Tudo isto, repare-se, pende de um único pressuposto: o valor que se atribui a uma hora de trabalho administrativo. Se esse tempo for barato, ou se houver folga na equipa para o absorver, o período de recuperação estica. Se for o tempo de um coordenador caro, afogado em papelada que mais ninguém sabe fazer, encurta. Por isto, nenhum dos três números do quadro é, verdadeiramente, o número da entidade. O número da entidade aparece quando se trocam estes pressupostos pelos seus — as suas ações, o seu custo por hora, a sua realidade de auditoria — na calculadora.

Mais do que um número para decorar, os três cenários dão a quem decide uma forma reconhecível. A forma é esta: em escalas muito diferentes, o investimento recupera-se dentro de dois anos, e a única variável que de facto mexe na conta é quanto vale o tempo que a ferramenta devolve. Resolvido isso, o resto é aritmética — e a aritmética, ao contrário das promessas de retorno, não tem nenhum interesse em enganar ninguém.

Para interpretar estes cenários de retorno no contexto da operação, vale a pena comparar também o custo real de gerir formação em Excel e pastas partilhadas e consultar a informação oficial da DGERT sobre certificação de entidades formadoras.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.