Comprar um TMS especializado em DGERT ou adaptar um genérico

Um TMS especializado em DGERT: Há uma tentação razoável, e quase toda a gente que decide a compra a sente: “já usamos uma ferramenta flexível em que confiamos — porque não configurá-la para a DGERT, em vez de comprar mais um sistema?”. A ferramenta tanto pode ser horizontal, do tipo que serve para tudo e, por isso, também para isto, como um sistema internacional de gestão de formação, competente e maduro. Em qualquer dos casos o instinto é o mesmo, e é defensável: para quê o nicho, se o geral lá chega?

Vale a pena olhar para o que se está mesmo a comprar nesse caminho. Ao escolher configurar um genérico, a entidade adquire mais do que uma ferramenta: passa a empregar-se a si própria como consultora de DGERT, por tempo indeterminado. A ferramenta genérica, por melhor que seja, não sabe o que é um dossier técnico-pedagógico, nem que um formador tem um CCP com validade, nem que existem catorze documentos com níveis diferentes. Esse conhecimento tem de entrar nela por algum lado — e o lado é a própria entidade, uma vez na configuração inicial e depois todas as vezes que a regulação mexer.

O paralelo mais próximo é a contabilidade. Ninguém, em sã consciência, constrói a sua própria lógica de IVA numa base de dados genérica e se compromete a atualizá-la sempre que o Orçamento do Estado mexe nas regras. Usa-se software de contabilidade, em que o código fiscal é problema do fornecedor e as alterações chegam como atualização. A conformidade DGERT é um alvo do mesmo tipo: move-se. Os referenciais, os requisitos, aquilo que um auditor espera ver como evidência — nada disto está parado. Configurar a ferramenta genérica para as regras de hoje é quase sempre possível. O que importa decidir é quem fica responsável por a reconfigurar quando as regras de amanhã chegarem.

Os custos desse caminho aparecem em dois momentos. O primeiro é a configuração inicial: mapear os catorze documentos, os formulários, os fluxos de aprovação, os estados de um evento — semanas de trabalho, não raras vezes com um consultor à mistura, e o resultado é um sistema que a partir daí é seu para manter. O segundo momento é mais silencioso, e mais caro. O conhecimento de como aquilo foi montado vive, em regra, na cabeça de quem o montou. Quando essa pessoa sai, a configuração transforma-se numa caixa preta que ninguém ousa abrir, e a entidade fica com um sistema que cumpre a DGERT de 2024 a operar num mundo que já vai noutra versão.

O risco de conformidade é precisamente essa distância: a que separa o que a DGERT pede hoje do que a ferramenta foi ensinada a fazer há dois anos. É uma distância invisível, porque tudo continua a funcionar, e só se torna visível no dia em que um auditor encontra a lacuna. Num sistema especializado, fechar essa distância é trabalho do fornecedor e chega como mais uma atualização, sem que a entidade tenha sequer de reparar que a regra mudou.

Nada disto faz da ferramenta genérica uma má escolha. Para um domínio que não é regulado, a sua flexibilidade é uma virtude e o preço por posto pode até ser menor. O cálculo só muda quando o domínio é regulado, porque então a conta passa a ter dois lados de tamanhos muito diferentes: a subscrição de um sistema especializado é um custo conhecido e pequeno; uma lacuna de conformidade descoberta em auditoria é um custo desconhecido e grande. Quando os riscos são assim assimétricos, pagar a alguém para ser dono do problema regulatório costuma sair mais barato do que ser dono dele de graça.

Convém ser justo com as alternativas. Muitos dos sistemas internacionais de gestão de formação são excelentes, e as ferramentas horizontais são flexíveis precisamente por não terem opinião sobre nenhum domínio em particular. Nenhum deles tem, porém, razão para codificar o dossier da DGERT: é um mercado pequeno, português, específico. Não o fazerem é compreensível — codificar uma regulação local e de pequena escala cai fora da fronteira natural de um produto global. Um sistema especializado existe, precisamente, para morar nessa fronteira.

No fim, a escolha entre adaptar um genérico e adotar um especializado raramente é a que parece à primeira vista, flexível contra rígido. A pergunta honesta é outra: quando as regras da DGERT mudarem — e vão mudar —, quem prefere a entidade que fique com o trabalho de a manter em dia? Uma pessoa sua, a reabrir uma configuração que talvez já nem entenda, ou um fornecedor para quem isso é, todos os dias, o ofício?

TMS especializado em DGERT: critérios de decisão

A decisão sobre um TMS especializado em DGERT deve comparar adaptação, manutenção e conhecimento do domínio. Um TMS especializado em DGERT reduz a distância entre a operação real e a configuração do software. Consulte também as diferenças entre TMS e LMS e a informação oficial da DGERT.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.