Um formador liga na quinta-feira. Teve um imprevisto e pergunta se a sessão de terça, dia 14, pode passar para quarta, dia 15. É o tipo de pedido que se aceita sem pensar: mexe-se uma data, responde-se “sem problema” e volta-se ao que se estava a fazer.
O problema é que o dia 14 não estava só num sítio.
O 14 está no cronograma. Está no cabeçalho do plano daquela sessão. Está na coluna de datas da folha de presenças que vai ser assinada. E está no convite que o Outlook já meteu no calendário do formador e dos formandos. Mudar a sessão é caçar o 14 em quatro lugares — isto sem contar o e-mail que se mandou na semana passada a dizer “até terça”.
E o 14 é teimoso, porque anda disfarçado. No cronograma é “14/10”. No plano de sessão é “14 de outubro”. Na folha de presenças é “terça-feira, 14 Out”. No convite do Outlook é um bloco a meio da manhã que ninguém vai reabrir. Quatro sítios, quatro fatos diferentes. Abra o Localizar e Substituir do Word à procura de “14”, e ele apanha os números e deixa-lhe escapar o que estava por extenso. Há sempre um que escapa. E há uma lei pouco conhecida da gestão da formação segundo a qual o que escapa é, invariavelmente, o primeiro documento que o auditor abre.
Porque o auditor faz o que sempre faz: pousa o cronograma ao lado da folha de presenças. Num lê quarta, no outro lê terça. E uma sessão que correu impecavelmente — sala cheia, bom formador, formandos satisfeitos — passa a ter um problema que não tem nada a ver com o que aconteceu naquela manhã e tudo a ver com um 14 que ficou para trás.
Há, já agora, um único documento onde o 14 antigo devia mesmo aparecer: o registo de ocorrências, a explicar que a sessão de 14 foi remarcada para 15. É, como seria de esperar, o único onde ninguém se lembra de o escrever. O 14 sobrevive nos quatro sítios de onde devia ter saído e falta no único onde fazia falta. Há uma certa justiça poética nisto, e nenhuma utilidade nenhuma.
A culpa, convém dizer, não é de distração. O mesmo facto está copiado em quatro documentos e num convite, à espera de que alguém se lembre dos quatro de cada vez que ele muda. Multiplique por todas as sessões que se remarcam num ano — porque remarcam-se sempre — e o trabalho não é gerar os documentos uma vez. É mantê-los a concordar uns com os outros à medida que a realidade vai mexendo por baixo deles.
Quando os documentos são gerados a partir do registo da sessão, o 14 existe num sítio só: o campo de data daquela sessão. Mude a sessão para 15 e o cronograma, o plano e a folha de presenças regeneram-se com o 15, porque leem todos o mesmo campo e não cópias dele. O convite do Outlook, ligado à mesma sessão, acompanha. Não há quatro lugares para visitar, porque nunca houve quatro datas — havia uma, escrita quatro vezes, e agora está escrita uma vez e mostrada onde for preciso.
O registo de ocorrências, esse, continua a depender de alguém se lembrar de o redigir. Uma máquina move a data; não sabe que a remarcação merece uma nota. Há um limite para o que a automação trata por nós, e dizê-lo é mais honesto do que fingir que não existe. Mas é um limite bem mais pequeno do que andar atrás de um número fugitivo por cinco ficheiros abertos ao mesmo tempo.
Voltemos ao formador da quinta-feira. A resposta certa ao pedido dele é, ainda assim, “sem problema”. O que muda é o que vem a seguir: ou se abrem cinco ficheiros à procura de um 14 que se esconde por extenso, ou se muda a sessão de dia e se deixa o 15 chegar sozinho a todo o lado onde o 14 esteve. A sessão corre bem nos dois casos. Só que, num deles, o dossier também sabe disso.
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