Cinco formulários que toda a entidade envia à mão — e que deixam de pedir trabalho

Os formulários da formação tornam-se pesados quando cada envio, resposta e identificação exige uma folha paralela para reconciliar informação.

Os cinco formulários

• Ficha de inscrição
• Autodiagnóstico
• Satisfação do formando
• Satisfação do formador
• Ficha de identificação do formador

Em separado, nenhum é difícil. É um formulário; envia-se, recebe-se, arquiva-se. O peso não está em nenhum deles isoladamente — está na tarefa invisível que aparece quando há doze formandos, dois formadores e três ações ao mesmo tempo: a reconciliação.

O verdadeiro trabalho: reconciliar

Reconciliar é o trabalho de juntar cada resposta à pessoa e ao evento certos, e de saber quem ainda falta. Feito à mão, é uma contabilidade miserável. Enviam-se os links por e-mail, um a um ou num envio em massa que esconde quem é quem. As respostas chegam em ordem aleatória, ao longo de dias, e alguém tem de as ir riscando numa lista: respondeu, respondeu, este não, este respondeu mas ao formulário errado. No fim, fica sempre a dúvida de se a folha de controlo está certa — e a folha de controlo, claro, é mais uma coisa para manter.

Aqui reaparece uma personagem já conhecida de quem acompanha estas coisas: o décimo segundo formando. Há doze inscritos e onze respostas, e toda a gente sabe que o décimo segundo é o mesmo de sempre, aquele que nunca abre o e-mail à primeira. O problema não é ele; é a dificuldade de saber, de relance, que é ele que falta — sem reabrir a folha, sem cruzar listas, sem perguntar à colega do lado.

Quando a reconciliação desaparece

Quando os formulários saem da própria aplicação, a reconciliação deixa de ser uma tarefa, porque já vem feita. Cada link é pessoal e está amarrado ao formando e ao evento, de modo que a resposta, ao voltar, sabe sozinha onde se arquivar — na ficha daquela pessoa, naquele evento, sem ninguém a encaminhá-la. A folha de controlo desaparece, substituída pela única coisa que ela tentava ser: um estado, visível a partir do evento, que diz quem recebeu e quem respondeu. O décimo segundo formando aparece ali, sozinho, em destaque, sem que se tenha procurado por ele.

Os cinco repartem-se por dois públicos, e a lógica é a mesma para ambos. Aos formandos vão a inscrição, o autodiagnóstico no início e a satisfação no fim; ao formador, a ficha de identificação, com os seus dados, antes da ação, e a satisfação depois. Em qualquer dos casos, a pessoa que melhor sabe a informação é a que a escreve — o formando os seus dados, o formador o seu IBAN —, e a aplicação limita-se a recolher o que cada um respondeu e a pô-lo no sítio certo, validado à entrada.

A poupança costuma resumir-se a um número — à volta de hora e meia por ação na gestão dos formulários — e o número é justo. Mas o que ele esconde é mais interessante do que a sua grandeza. O que se poupa não é o tempo de carregar em “enviar”; isso sempre foi rápido. É o tempo da contabilidade que vinha a seguir: a reconciliação, a folha de controlo, a caça ao décimo segundo formando. Tira-se da operação uma tarefa que nunca produziu nada, a não ser a sensação de que faltava sempre confirmar mais uma coisa.

Formulários da formação: cinco tarefas invisíveis

Nos formulários da formação, o trabalho não termina no envio: é preciso associar a resposta à pessoa, ao curso e à ação, controlar faltas e disponibilizar resultados. Automatizar os formulários da formação elimina essa reconciliação e preserva o rasto de cada resposta. As orientações do W3C sobre formulários acessíveis ajudam a manter perguntas e rótulos claros. Veja ainda como a rastreabilidade regista quem respondeu e quando. Formulários da formação integrados reduzem exportações; formulários da formação simples aumentam a taxa de resposta.

Sobre o autor

Nuno Nogueira

Empreendedor e Fundador da Training App

Trabalha em gestão de formação e automação de processos. Fundou a Training App para simplificar a forma como as entidades formadoras certificadas pela DGERT gerem a sua operação, e acompanha cada cliente desde a implementação até à evolução contínua da plataforma.